AMAÇ

Özel Elazığ Hayat Hastanesi’nin insan kaynaklarının en iyi şekilde yönetilmesi için işleyişin belirlenmesini sağlamaktır.

KAPSAM

Özel Elazığ Hayat Hastanesinin bütün çalışanlarını kapsar.

KISALTMALAR

HBYS: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi

DÖF: Düzeltici Önleyici Faaliyet

SORUMLULAR

• Başhekim

• Genel Müdür

• İdari ve Mali Hizmetler Müdürü

• İnsan Kaynakları Sorumlusu

  
  

  UYGULAMALAR

  İnsan Kaynakları Politikası

  İnsan kaynakları politikamız, mutlu çalışanlarla hizmetin sürekliliğini sağlamaktır.

  
  

  İnsan Kaynaklarının Temel Görevleri

• Yürütülecek görevlere uygun personelin nitelik ve sayı verilerinin doğruluğunu, güncelliğini sağlamak, gerektiğinde üst yönetime sunmak,

• Yönetmelikler ve mevzuatlarda belirlendiği şekilde, mevcut mesleklere uygun görev tanımlarını yazılmasını sağlamak ve personel işlemlerini yasal mevzuata uygun olarak yürütmektir.

• Personelin verimliliğini artırmak amacıyla sosyal ve kültürel gereksinimlerinin karşılanarak kuruma bağlılığını pekiştirecek ve çalışmayı özendirici hale getirecek ‘kurum kültürü ve bilinci’ oluşmasını sağlamak.

• Personelin verimliliğini ve memnuniyetini arttırmak konusunda hastane yönetimi ve çalışanlar arasında köprü olmak.

  
  

  İnsan Kaynaklarının İhtiyacının Belirlenmesi Süreci

  657 sayılı kanuna tabi personel Sağlık Bakanlığının standart kadro planlaması ve PDC sınırlaması çerçevesi göz önünde bulundurularak sağlanır.

  İstihdam Süreci ve Görev Tanımlarının Belirlenmesi

• Hastane yönetimi tarafından; hasta, hasta yakını ve ziyaretçilere, dil, ırk, cinsiyet, siyasal düşünce, din ve mezhep ayrımı gözetmeksizin 24 saat kesintisiz hizmet verebilecek uygun kadro oluşturulur.

• İnsan Kaynakları Politikamız doğrultusunda; hastanemizin birimlerinin personel ihtiyacı ve kurum içi iletişim gibi konuları organize etmek amacıyla insan kaynakları yönetimine yönelik çalışmaları yürütecek İnsan Kaynakları Sorumlusu bulunmaktadır.

• Çalışma Usul ve Esasları Türkiye Özel Hastaneleri Genel Müdürlüğü Disiplin Yönetmeliği dikkate alınarak hazırlanır.

• Sağlık personelinin görev tanımları; Sağlık Meslek Mensupları İle Sağlık Hizmetlerinde Çalışan Diğer Meslek Mensuplarının İş ve Görev Tanımlarına Dair Yönetmelik, Yataklı Tedavi Kurumları İşletme Yönetmeliği ve mesleki rehber ve yönetmeliklere göre hazırlanır.

• Çalışanların görev yeri; ‘Personel Temin Planı’ kullanılarak, işe alınacak personelin yetkinlik ve sertifikaları göz önünde tutularak ve ayrıca personelin isteği ve bireysel özellikleri de göz önünde bulundurularak belirlenir, Başhekim ve genel müdürlük onayı ile uygulanır.

• Yoğun Bakım Personelinin istihdamı; Sağlık Bakanlığının 20.7.2011 tarihli ve 28000 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Yataklı Sağlık Tesislerinde Yoğun Bakım Hizmetlerinin Uygulama Usul ve Esasları Hakkında Tebliği dikkate alınarak Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürlüğü tarafından planlanır, Başhekimin onayı ile uygulanır.

• İdari ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne bağlı mevcut personelin istihdamı; personel temin planında belirlenen mevcut durum göz önünde bulundurularak planlanır, Başhekim ve genel müdürlük onayı ile uygulanır.

• Sürekli işçilerin istihdamı; Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürlüğü, İdari ve Mali Hizmetler Müdürlüğü, gündüz süpervizörleri ve ekip sorumluları ile koordineli olarak planlanır, Başhekimin onayı ile uygulanır.

• Birim değiştirmek isteyen çalışan sözlü ya da yazılı olarak bağlı olduğu idareciye başvurur.

  İşe Alımında Aranacak Şartlar

  İşe alımlarda personel temin planına göre hareket edilir. Çalışacağı bölüme yönelik mesleki yeterlilikler aranır.

  
  

  Personel İşe Başlayış ve İşten Ayrılış Süreci

• Sürekli işçilerin işe başlayış ve işten ayrılış süreci 4857 sayılı İş Kanunu’na göre yürütülür.

• İşe başlayış işlemleri tamamlanan personel; oryantasyon ve uyum eğitimi için eğitim birimine, sağlık taraması ve yapılması gereken tetkikler için iş yeri hekimliğine yönlendirilir.

  
  

  Personel Özlük Dosyası, Personel Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Personel Özlük Dosyası

• Özlük dosyalarının tutulması ve muhafazasında özel hayatın gizliliği ilkesine riayet edilir.

• Özlük dosyası içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışındakilere açıklama yapılamaz, bilgi verilemez.

• Ayrıca kişinin rızası olmaksızın özlük dosyasındaki bilgiler ve kayıtlar esas alınarak kişi hakkında yayında bulunulamaz.

• Personel Özlük Dosyasında olması gereken belgeler şunlardır;

  • 3 adet fotoğraf.

  • Öğrenim durumu, bildiği yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü eğitim-staj ve incelemeleri ile ilgili belgeler, katıldığı her türlü eğitim faaliyetine ilişkin belgeler, kendisi tarafından verilen yayın ve eserlerine ilişkin bilgiler.

  • Personelin kullandığı izinlere ilişkin belgeler.

  • Personel hakkında verilen disiplin cezaları, yargı organlarınca memur hakkında verilmiş karar örnekleri, görevden uzaklaştırmaya ilişkin belgeler

  • Personelin bakmakla yükümlü olduğu kişilere ilişkin bildirimler, mal beyannameleri ile sendika üyeliğine ilişkin belgeler.

  • Askerlik durumu, mecburi hizmet yükümlülüğü ve özürlülük durumuna ilişkin belgeler ile yukarıdaki bölümler kapsamına girmeyen memurun hizmet durumuna ilişkin diğer mesleki bilgi ve belgeler saklanır.

    
    

    Eğitim Süreci

    Hastanemiz Eğitim Politikası doğrultusunda; işe yeni başlayan personelin oryantasyon süreci ve stajyer öğrenciler de dahil hastanemizde hizmet veren tüm personelin eğitim süreci, Eğitim Birimi tarafından ‘Eğitim Yönetim Prosedürü’ne göre yürütülmektedir.

    Personelin İzin Kullanma Süreci

    Tüm izinler, öncelikle bir üst sorumlusunun izni ile gerçekleşir. Yerine işleyişi sürdürecek kişi belirlenir ve insan kaynakları birimine gidilerek ‘Personel İzin Formu’ doldurulur ve yöneticiye imzalatılır. Saatlik izin talebinde bulunan personeller ‘Saatlik izin Formu’ kullanarak amirine imzalatır. Görüntüleme Merkezi çalışanları, zorunlu şua izinlerini kullanmak için ‘Şua İzni Talep Formu’nu doldurur ve sorumlularına imzalatarak İnsan Kaynakları’na bildirirler.

    
    

    Çalışma Esasları

• Yataklı tedavi kurumlarında çalışmalar günün 24 saatinde kesintisiz devam eder.

• Normal mesai saatleri dışındaki hizmetler, acil vakaların muayene ve tedavisini acil ameliyat ve müdahalelerin yapılmasını ve yatmakta olan hastaların bakımlarının devamını kapsar.

• Personelin yapacağı işe ve bölüm özelliğine göre, çalışma saatleri belirlenir.

• Nöbet listeleri aylık olarak birim sorumlusu tarafından hazırlanıp, amiri tarafından onaylanarak İnsan Kaynakları birimine teslim edilir.

  
  

  Kıyafet Tanımları

  Tüm hastane personelleri, yönetim tarafından belirlenen kıyafet ve forma giyerler.

  
  

  Performans Ölçme ve Yetkinlik Süreci

• Hastanemizde performans değerlendirme yapılmamaktadır. Yapılacağı planlandığında aşağıdaki şekilde yönetilmektedir.

• Çalışanlara uygulanacak olan performans değerlendirme sistemi, değerlendirilen personelin birim sorumlusu ve kadro ve pozisyonuna uygun yöneticiler tarafından değerlendirme formunda belirtilen yetkinlikler ve davranış göstergeleri üzerinden yapılır.

• Performans değerlendirmesi yılda bir defa Nisan, Mayıs ve Haziran aylarında yapılır.

• Performans değerlendirme döneminde kurumda 6 ayını doldurmayan personel değerlendirme dışı bırakılır.

• Performans değerlendirme yüz tam puan üzerinden yapılır.

• Personelin performans puanına göre belirlenen başarı düzeylerinin açıklamaları aşağıda belirtilmiştir:

  • A düzeyi (95-100 puan): Değerlendirme dönemi boyunca gerekli bilgi, beceri ve davranışlar bakımından görevini mükemmel bir performansla tam ve doğru olarak yerine getirmiştir.

  • B düzeyi (85-94 puan): Değerlendirme dönemi boyunca gerekli bilgi, beceri ve davranışlar bakımından görevini üstün bir performansla tam ve doğru olarak yerine getirmiştir.

  • C düzeyi (70-84 puan): Değerlendirme dönemi boyunca gerekli bilgi, beceri ve davranışlar bakımından görevini ortalama düzeyde yerine getirmiştir.

  • D düzeyi (50-69 puan): Değerlendirme dönemi boyunca gerekli bilgi, beceri ve davranışlar bakımından geliştirilmeye ihtiyaç duymakta olup görevini beklenenin altında yerine getirmiştir.

  • E düzeyi (0-49 puan): Değerlendirme dönemi boyunca görevinin gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışlar bakımından yetersiz olup görevini beklenenin çok altında yerine getirmiştir.

• Yapılan değerlendirmelerde D ve E düzeyinde başarı gösteren personel ile değerlendirme yapılan ayın sonuna kadar yüz yüze geri bildirim görüşmesi yapılır. Görüşmenin I. ve II. performans değerlendiricisi tarafından koordineli yapılabileceği gibi I. ve II. Performans değerlendiricisi tarafından tek başına da yapılabilir.

• Görüşme esnasında, personelin değerlendirmeye ilişkin bilgi, görüş ve mazeretleri dikkate alınarak personel ile birlikte Performans Geri Bildirim Görüşme Formu doldurulur. Personelin bir sonraki dönem performansını arttırmaya yönelik görüş ve öneriler ile gerekli görülen eğitimler formda belirlenir, sicil amiri tarafından kayıt altına alınır ve saklanır.

• Birbirini takip eden iki performans değerlendirme döneminde D düzeyinde değerlendirilenlerin, birim içinde görevi değiştirilebilir. Takip eden dönemde de D düzeyinde değerlendirilmesi durumunda birim yöneticilerinin görüşü doğrultusunda birimi değiştirilebilir.

• Performans değerlendirme sürecini Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürlüğü, İdari ve Mali Hizmetler Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları yönetir. Çalışanlara ait performans ölçümleri dosya ortamında saklanır. Geri bildirim sürecini değerlendiriciler takip eder ve saklar. Dijital ortamda meslek bazlı raporlanan değerlendirme sonuçları; İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından analiz edilir ve gerekli eğitimlerin planlanması için Eğitim Birimine sunulur.

  Çalışan Sağlığı ve Güvenliği Süreci

• Hastanemizde personelin sağlığı ve güvenliği, hem kurumun kalite ve hasta güvenlik programının da bir parçası olması açısından hem de personel sağlığının, memnuniyetinin ve verimliliğinin sağlanması açısından önemsenir.

• Her yıl İş Sağlığı Güvenliği Kurulu tarafından işbirliği ile revize edilen sağlık tarama programı kapsamında tüm çalışanların gerekli tetkik ve muayenesi yapılmaktadır. Sonuçlar İş Yeri Hekimi tarafından değerlendirilir.

• Hastanede engelli ve kronik hastalığı olan personele yönelik düzenlemeler yapılır. Engelli ve kronik hastalığı olan personel gündüz vardiyasında çalışır ve fazla mesai yapmadan tatil günlerini kullanır.

• Kronik hastalığı olan personel; rutin kontrollerini yaptıracağı zaman mazeret izninden kullanır. Kronik hastalığı ile ilgili uygulaması gereken diyet varsa; işyeri hekimi ile görüşür ve yemekte diyetine uygun beslenmesi ve gerekirse ara öğün alması sağlanır.

• Tüm personellerin kullanımı için, alanların özelliklerine göre kişisel koruyucu ekipman çekmeceleri bulundurulur. Bu çekmecelerde alan özelliklerine göre gerekli ekipmanlar vardır. KKE teslim formları, işe girişlerde imzalanarak, personel özlük dosyasına koyulur.

  Kariyer Geliştirme, Planlama ve Yönetim Süreci

• Talebi üzerine çalışanlar, alanları ile ilgili özel kongre, seminer vb. etkinliklere katılırlar.

• Çalışanlar ayrıca alanları ile ilgili Bakanlığın belirlediği zorunlu eğitim, kongre ve seminerlere katılırlar.

  
  

  Çalışan Memnuniyeti

• Hastanemizde ‘İşi en iyi, yapan bilir’ felsefesinden yola çıkarak; Tıbbi ve idari personelin yönetim sürecine pozitif katkı sağlamasını temin etmek, yeni hizmetler geliştirmek, işyeri içindeki süreçlerimizi ve uygulamalarımızı geliştirmek, çalışanlarımızın görüş ve önerileri doğrultusunda, işleyişimizdeki hata ve eksiklerimizi gidermek ve bunları yaparken çalışanlarımızın da yönetim kararlarına katılımını sağlamak konuları dikkate alınır.

• Çalışan memnuniyet anketleri yılda 1 kez Aralık ayında yapılır.

• Bir sonraki ay Kalite Yönetim Birimi tarafından analizleri yapılan anketler, İnsan Kaynakları, Başhekim tarafından değerlendirilerek geri bildirimler yapılır.

• Çalışanlar memnuniyet ve önerilerini ‘Öneri, Memnuniyet, Şikayet Bildirim Formu’ kullanarak ve doldurdukları bu formu yemekhanede bulunan kutuya atarak yapabilirler.

• Çalışan aracılığıyla kurumun işleyişinde karşılaşılan, hasta ve çalışan güvenliğini tehdit eden ramak kala veya gerçekleşen olaylar bildirilir.

  Uygulanan Standartlar

• Hastane genelinde Sağlıkta Hizmet Kalite Standartlarına göre çalışılmaktadır.

• Standartların takibi ve uygulanması Kalite Yönetim Birimi tarafından yapılmaktadır.

• İnsan Kaynaklarının genel hedefi, hizmet sunulan bütün alanlarda yeterli sayıda ve gerekli niteliklere sahip insan gücü bulundurmaktır.

İLGİLİ DOKÜMANLAR

Personel Temin Planı

Eğitim Yönetim Prosedürü

Öneri, Memnuniyet, Şikâyet Bildirim Formu Personel İzin Formu

Saatlik izin Formu Şua İzni Talep Formu